I brevkassen vedr. persondatalovgivningen svarer vi hver 14. dag på spørgsmål.
I denne uge: En virksomhed spørger “må vi gemme afviste jobansøgninger for at sikre os mod diskriminationssager?”
Advokat Nilgün Aydin:
Virksomheder bliver i forbindelse med rekruttering i stigende grad mødt med krav om betaling af godtgørelse på grund af diskrimination jf. fx forskelsbehandlings- og ligebehandlingsloven. Derfor er virksomheden som udgangspunkt berettiget til at opbevare ansøgningsmaterialet i en periode efter rekrutteringsperioden. Dette gælder i hvert fald i situationer, hvor virksomheden vurderer, at der kan komme indsigelser, og hvor det drejer sig om almindelige personoplysninger, som typisk fremgår af ansøgningsmaterialet.
Hvis der er følsomme personoplysninger i ansøgningsmaterialet, skal virksomheden være forsigtig og sikre sig, at der er hjemmel til behandling i persondataloven og persondataforordningen.
Da al behandling af personoplysninger skal opfylde grundprincipperne i persondataforordningens artikel 5, herunder princippet om formålsbegrænsning og dataminimering, må ansøgningsmaterialet alene anvendes til dokumentationsformål og skal opbevares i kortest mulig periode.
Hvis virksomheden vælger at opbevare ansøgningsmaterialet, skal den være opmærksom på de registreredes rettigheder, som fx indsigtsret og oplysningspligt.
Hvis ansøgningsmaterialet indeholder helbredsoplysninger eller øvrige følsomme personoplysninger omfattet af forskelsbehandlingsloven, skal virksomheden være opmærksom på, at helbredsoplysnings- og forskelsbehandlingsloven stiller strengere krav til behandling, end persondataloven og -forordningen gør.
Helbredsoplysningsloven: http://kortlink.dk/retsinformation/rmv6
Forskelsbehandlingsloven: http://kortlink.dk/retsinformation/rmv5
Nugældende persondatalov: http://kortlink.dk/retsinformation/dkrz
Udkast til ny persondatalov: http://kortlink.dk/linkedin/rmv8
Persondataforordningen: http://kortlink.dk/europa/rmv4
Svarene i brevkassen er baseret på en konkret vurdering og kan ændre sig alt afhængig af de konkrete forhold i den enkelte virksomhed.